Hvorfor er det et vigtigt spørgsmål? Ikke blot sættes virksomhedens omdømme på spil, men bestyrelsesmedlemmerne risikerer at blive stillet (personligt) til ansvar, hvis en sag om upassende adfærd udvikler sig til en skandale. Hvis bestyrelsen ikke har kontrol over situationen, udsætter de muligvis sig selv for risikoen for fængselsstraf og bøder.
Så hvad mener vi med at “have kontrol” på bestyrelsesniveau? Lad os forestille os en alvorlig sag om sexchikane, der involverer en højtstående leder og har fundet sted helt uden for hovedkontoret. I denne situation er det afgørende, at bestyrelsesmedlemmerne modtager relevant information så hurtigt som muligt, så de kan tage ansvar og handle.
Hvordan kan man få kontrol over upassende adfærd?
Til at starte med skal man give folk en chance for at stå frem og sige noget om upassende adfærd for at få de relevante oplysninger. De fleste virksomheder har flere forskellige rapporteringskanaler – man kan kontakte sin leder eller compliance/juridisk afdeling/HR, og mere følsomme sager kan rapporteres (anonymt) via et system til rapportering af upassende adfærd. Særligt de meget følsomme sager bør sendes direkte til hovedkontoret.
Når en person afgiver en rapport via et system til rapportering af upassende adfærd, begynder det hårde arbejde. Hvordan kan man sørge for, at følsomme oplysninger når frem til de rette personer?
Vi anbefaler et sorteringssystem, eller – som vi ynder at kalde det – “centralt indtag og decentral håndtering”.
Kort fortalt fungerer det således: Alle rapporter om upassende adfærd modtages i første instans af et lille (bestående af to eller tre personer), dedikeret udvalg på hovedkontoret. Dette udvalg foretager den første vurdering – kan en sag håndteres lokalt, eller er den så følsom, at den straks skal eskaleres til den øverste ledelse eller et etisk udvalg?
Lad os gå tilbage til sexchikanesagen med den højtstående leder. Følsomme, forretningskritiske oplysninger bør ikke være tilgængelige for alle i organisationen. De bør håndteres efter princippet om “behov for viden”. Det handler om informationskontrol.