Compliance-Programme: Vorsicht ist die Mutter der Porzellankiste

Finanziell und wirtschaftlich schwierige Zeiten oder eine ausgewachsene Gesundheitskrise stellen für die internen Kontrollsysteme einer Organisation eine Belastungsprobe dar. Es ist normal, dass Organisationen angesichts sich rapide verändernder Umstände Anpassungen vornehmen. Zu den gängigen Überlegungen zählen alle möglichen Kostensenkungen, strategische Anpassungen oder Richtungsänderungen oder sogar die zeitweilige Einstellung der unternehmerischen Tätigkeit aufgrund einer Pandemie. Organisationen gehen dann in den „Überlebensmodus“ über. Hier gilt jedoch zu bedenken, dass Spezies, die im „Überlebensmodus“ agieren, nicht vorausplanen, wie sie morgen oder übermorgen ausgesorgt haben. Organisationen müssen daher Vorsicht walten lassen und die Auswirkungen kurz- und langfristiger Maßnahmen auf ihre internen Kontrollsysteme abwägen. Dies gilt in besonderem Maße für Compliance-Programme. Hier einige relevante Punkte für Organisationen, die vor diesen Herausforderungen stehen:

• Interne Kontrollen werden in Krisenzeiten häufig „gelockert“. Was sind die Gründe? Die Krise und ihre Überwindung sind das allseits beherrschende Thema. Dieser einseitige Fokus birgt jedoch das Risiko, dass Governance-Prozesse, vormals wirksame Kontrollen und Prüfungsmöglichkeiten in Bezug auf Mitarbeiter und Verhalten im Unternehmen, ins Hintertreffen geraten.
• Das Betrugsrisiko nimmt in Krisenzeiten zu. Was sind die Gründe? Organisationen insgesamt, aber auch die einzelnen Mitarbeiter stehen unter erhöhtem finanziellem Druck, die wichtigsten internen Kontrollsysteme sind geschwächt und gleichzeitig vermehren sich die Gelegenheiten zum Betrug. Hinzu kommt, dass Menschen in solchen Situationen dazu neigen, ihre Handlungen vor sich selbst zu rechtfertigen.
• Die Zahl der SpeakUp-Meldungen steigt in Krisenzeiten. Was sind die Gründe? Gemeinsam mit der Organisation schalten auch die Mitarbeiter auf den „Überlebensmodus“ um. Für sie geht es darum, sich selbst, ihre Arbeit und ihre Familien zu schützen.
• In Krisensituationen treten die Schwachpunkte bei internen Kontrollsystemen zutage. Was sind die Gründe? Reibungslose Abläufe und Verfahren sind unter derartigen Umständen wichtiger denn je. Unternehmen wollen Umsatzeinbußen aufgrund ineffizienter Abläufe und Verfahren vermeiden.

Diese Punkte veranschaulichen, wie wichtig es ist, über ein gut funktionierendes Compliance-Programm zu verfügen. Denken Sie daran, dass der Aufbau einer fest verankerten Integritätskultur eine Mission ist, die mehrere Jahre andauert und sich auf das Vertrauen sämtlicher Beteiligter stützt – aber genauso gut innerhalb von Sekunden zunichte gemacht werden kann. Organisationen müssen sorgfältig darüber nachdenken, wie sie ihre Integritätskultur in Krisenzeiten weiter aufbauen und bewahren.