Praktische Herausforderungen bei der Umsetzung der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern

Teil 2 – Verhalten von Whistleblowern und der Umgang mit dem Risiko von Repressalien

In Teil 1 dieser Serie bestehend aus drei Blogbeiträgen haben wir uns angesehen, welche Änderungen die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern (EU 2019/1937) (“Richtlinie” oder “EUWBD” für EU Whistleblowing Directive) gebracht hat und was gleich geblieben ist.

In dieser dreiteiligen Serie, die wir in Zusammenarbeit mit dem erfahrenen Compliance-Fachmann Ezekiel Ward von North Star Compliance verfasst haben, betrachten wir die Richtlinie aus dem Blickwinkel multinationaler Unternehmen. Die Richtlinie bietet vieles, das wir im Laufe der kommenden Jahre lernen und beobachten können.

Nachstehend gehen wir näher darauf ein, wie das Verhalten von Whistleblowern durch die Richtlinie beeinflusst werden kann und wie Unternehmen am besten mit dem Risiko von Repressalien umgehen – sowohl gegenüber einzelnen Whistleblowern als auch gegenüber dem Unternehmen selbst.

Wird sich das Verhalten von Whistleblowern dadurch ändern?

Die Richtlinie umfasst ausdrückliche Rechte und Schutzmaßnahmen für Whistleblower, die sich aus ihrem reinen Text einfach bestimmen lassen.

Whistleblower haben jedoch bereits psychologische und soziale Grenzen überschritten, um dorthin zu gelangen, wo sie sind. Das ist kein einfacher Prozess und die Zusage von Rechten und Schutzmaßnahmen spielt möglicherweise nicht ganz so eine große Rolle wie die Fragen „was werden meine Kollegen, Freunde und Familie denken“ oder „mit welchen persönlichen Konsequenzen muss ich trotz meiner Rechte rechnen“.

Subjektivität

Was denken Whistleblower? Die Frage nach der subjektiven Wahrnehmung eines Whistleblowers wird eine wichtige Diskussion sein. Verweise auf „begründete Vermutungen“ und „erforderliche“ Meldungen sind in der Richtline durchgehend zu finden. Dadurch werden die Beweggründe für eine Meldung des Whistleblowers stark betont. Ihr guter Glaube und ihre Reife werden als Teil dieses Prozesses bewertet.

Diese Fokussierung auf die „begründete Vermutung“ wird zweifelsohne faszinierende Aspekte aufweisen. Zum Beispiel das Wechselspiel zwischen Whistleblower-Schutzmaßnahmen und Klagen ihrer Unternehmen wegen Verleumdung. Glaubt ein Whistleblower ernsthaft an eine Reihe von Fakten, könnten diese durch die Richtlinie geschützt sein. Dennoch könnten diese Fakten ein Unternehmen extrem schädigen, und sie könnten sogar unwahr sein. Welche Regressrechte oder Rechte auf Richtigstellung hätte ein Unternehmen gegen einen Whistleblower, der seinen Ruf geschädigt hat, auch wenn dies unter „begründeter Vermutung“ geschehen ist?

Besser intern regeln?

Studien über den Zeitraum vieler Jahre haben gezeigt, dass die Mehrzahl der Whistleblower Probleme intern regeln möchte. Man könnte sich fragen, ob sich diese Muster durch die Richtlinie ändern werden. Ist es einfach zu furchteinflößend, nach außen zu gehen? Verbleibt ein Rest von Loyalität gegenüber dem Unternehmen? Die Zeit wird zeigen, ob die Richtline hier Änderungen bringt, und durchgängige, qualitativ hochwertige Studien werden sicherstellen, dass wir diese Änderungen erfassen und beobachten.

Die Leiter hochklettern

Es besteht die theoretische Befürchtung, dass verärgerte Whistleblower die juristische „Leiter hochklettern“, bis sie eine Offenlegung erreichen. Oder sie nehmen direkt die Abkürzung zu den Medien.

Ein Hinweisgeber könnte in Erwägung ziehen, mit einer internen Meldung zu beginnen, dann mit einer externen Meldung fortzufahren und anschließend eine vollständige Offenlegung anzustreben, stets in der Hoffnung, das Gewünschte zu erreichen.

Ich sehe das nicht als große Gefahr. Einerseits, da nur ein sehr geringer Anteil der Whistleblower Dinge extern meldet. Andererseits ist zu bedenken: Wenn der Hinweisgeber Informationen öffentlich darlegt, hat er möglicherweise bereits Antworten vom Unternehmen (interne Meldekanäle) und der Behörde (externe Meldekanäle) erhalten, die ihm missfallen. Werden Medienkanäle für solch einen Hinweisgeber Partei ergreifen? Das ist eine weitere, große Schwelle, die Whistleblower zu überschreiten haben.

Umgang mit dem Risiko von Repressalien in der realen Welt

Zwischen Baum und Borke

Repressalien können verheerend sein und halten viele Whistleblower davon ab, eine Angelegenheit aufzuzeigen und zu verfolgen. Den Schwerpunkt in der Richtline auf Repressalien zu legen ist berechtigt.

Mit solch einem schwammigen Risiko in der realen Welt umzugehen ist jedoch eine bedeutende Herausforderung. Stellen Sie sich eine anonyme Beschwerde über die mögliche Bestechung eines Amtsträgers vor. Der Hinweisgeber hat seine Identität nicht preisgegeben, wenngleich man auf diese zurückschließen kann. Möglicherweise ist ein Dialog mit dieser Person, um weitere Informationen zu erfragen, nicht möglich. Compliance-Abteilungen werden dieses unangenehme Gefühl, zwischen Baum und Borke zu stecken, nur allzu gut kennen. Man kann in dieser Situation kaum ermitteln, geschweige denn den Hinweisgeber vor Repressalien schützen.

Die Zeit ist knapp

Als leitender Compliance-Beauftragter nehme ich häufig Kontakt zu Whistleblowern auf (wenn möglich), von denen ich annehme, dass sie in gutem Glauben handeln, vollkommen aufrichtig sind und dennoch Repressalien ausgesetzt werden könnten. Meine Teams und ich sprechen regelmäßig mit Hinweisgebern, um sicherzustellen, dass wir jegliche Probleme, die nach Repressalien klingen, in Erfahrung bringen. In ausgewählten Fällen ist dies ein guter Weg. Es ist jedoch schlicht unmöglich, bei allen Fällen so verfahren. Bei durchschnittlich drei bis sechs ernsthaften Meldungen pro Jahr und 1000 Mitarbeiter in durchschnittlichen multinationalen Unternehmen ist es unrealistisch, mit allen so zu sprechen. Sprachliche und kulturelle Hürden erhöhen das Risiko eines solchen Vorgehens, das wohlüberlegt werden muss.

Hinweisgeber tragen oft Ballast mit sich

Meine Erfahrung hat mir gezeigt, dass Hinweisgeber häufig Leistungsprobleme oder anderen Kummer haben – Probleme, die oftmals überhaupt nichts mit ihrer Whistleblowing-Meldung zu tun haben.

Wir müssen in der Frage der Repressalien klar Stellung beziehen. Wie lautet unsere Definition? Welche sind die roten Flaggen, die bestimmen, dass wir nachfassen sollen? Über welche Kontrollmechanismen verfügen wir für diese roten Flaggen und dafür, dass unsere Prozesse eingehalten werden? Wie arbeiten die Personalabteilung und die Compliance beim Thema der Repressalien und weiteren Problemen zusammen? Welche Aufzeichnungen wurden von der Personalabteilung aufbewahrt, die eventuelle unverbundene Probleme dokumentieren?

Solche Schritte stellen eine sachliche Betrachtung des vorliegenden Falls sicher und verhindern eine Vermischung mit gesonderten operativen Problemen. Um das reibungslose Funktionieren eines Systems sicherzustellen, bedarf es der Unterstützung der Manager innerhalb des Unternehmens sowie einer kollaborativen, effizienten Personalabteilung.

Können Sie das Gegenteil beweisen?

Zu beachten ist, dass die EUWBD in bestimmten Fällen eine Vermutung von Repressalien gegen Whistleblower vor Gericht aufstellt (Artikel 21 Absatz 5). Die Kausalität muss demnach durch ein Unternehmen beispielweise aus Gründen der Übergehung eines Hinweisgebers bei einer Beförderung oder Gehaltserhöhung „aufgebrochen“ werden. Dies könnte zu einer merkwürdigen Betrachtung führen – Unternehmen werden versuchen, „das Gegenteil zu beweisen“ (es ging nicht um die Meldung), und müssen auf die Personalakte und Management-Entscheidungen hinweisen, die nichts mit dem Whistleblowing-Prozess zu tun haben.

Wenn die Identität eines Whistleblowers nicht bekannt war uns es keine Möglichkeit gab, darauf zu schließen, dass eine Meldung durch ihn erfolgt ist, wird sich das Gericht dann damit zufrieden geben, festzustellen, dass es keinen kausalen Zusammenhang zwischen der Meldung und der nachteiligen Behandlung gibt?

Demnächst in unserem Blog

Nächste Woche werden wir uns im Blog mit der Kreativität beschäftigen, die Rechtsberater und leitende Compliance-Beauftragte an den Tag legen müssen, um die Richtline zu erfüllen. Wir werden auch die praktischen nächsten Schritte darlegen, die zur Erfüllung der Richtlinie erforderlich sind. Wir freuen uns, Sie auch nächste Woche wieder hier begrüßen zu dürfen! Folgen Sie uns auf LinkedIn oder melden Sie sich hier bei North Star Compliance an und bleiben Sie stets informiert!