EU:n ilmiantajadirektiivin käyttöönottoon liittyviä käytännön haasteita

Osa 2 – Ilmiantajien käytös ja vastatoimien riskin hallinta

Kolmen blogikirjoituksen sarjan ensimmäisessä osassa pohdimme, mitä EU:n ilmiantajadirektiivi (EU 2019/1937) (jäljempänä direktiivi) on muuttanut – ja mikä on pysynyt ennallaan.

Kirjoitimme kolmiosaisen blogisarjan yhteistyössä North Star Compliancella työskentelevän kokeneen vaatimustenmukaisuusasioiden ammattilaisen Ezekiel Wardin kanssa. Sarjassa pohdimme direktiiviä monikansallisten organisaatioiden näkökulmasta. Direktiivissä on paljon käsiteltävää ja huomioitavaa lähivuosien ajalle.

Pohdimme tässä tarkemmin, miten direktiivi saattaa vaikuttaa ilmiantajien käytökseen. Miten organisaatiot selviytyvät vastatoimien riskistä parhaiten sekä yksittäisen ilmiantajan että organisaation näkökulmasta?

Muuttuuko ilmiantajien käytös?

Direktiiviin sisältyy selkeitä ilmiantajien oikeuksia ja suojakeinoja, jotka on helppo toteuttaa niiden selvän ilmaisun ansiosta.

Ilmiantajat ovat kuitenkin jo ylittäneet psykologisia ja sosiaalisia esteitä päästäkseen nykyiseen tilanteeseen. Prosessi ei ole helppo, ja lupaus oikeuksista ja suojauksesta ei välttämättä ole yhtä tärkeä kuin kysymykset siitä, mitä kollegat, ystävät ja perhe ajattelevat tai mitä seurauksia ilmiannosta seuraa ilmiantajan oikeuksista huolimatta.

Subjektiivisuus

Mitä ilmiantajat ajattelevat? On tärkeää keskustella ilmiantajien subjektiivisista uskomuksista. Direktiivissä mainitaan ”perusteltu uskomus” ja ilmiantamisen ”välttämättömyys” useamman kerran. Ilmiantajan ilmoituksen perusteilla on huomattava merkitys. Ilmiantajien vilpitöntä mieltä ja kypsyyttä arvioidaan osana prosessia.

Tämän ”perustellun syyn” korostus tulee varmasti johtamaan kiehtoviin näkökulmiin. Tällainen on esimerkiksi vuorovaikutus ilmiantajan suojelun ja organisaatioiden esittämän kunnianloukkaussyytöksen välillä. Jos ilmiantaja aidosti uskoo tietyt faktat, direktiivi saattaa hyvinkin suojella häntä. Nämä faktat saattavat kuitenkin olla erittäin haitallisia organisaatiolle tai jopa epätosia. Onko organisaatiolla oikeus korvaukseen tai oikaisuun, jos ilmiantaja on vahingoittanut sen mainetta ”perustellun syyn” varassa?

Onko sisäinen käsittely parempi?

Monet aiemmat tutkimukset ovat todistaneet, että suurin osa ilmiantajista haluaa hoitaa asian sisäisesti. On mielenkiintoista nähdä, tuleeko tähän muutos direktiivin myötä. Onko ulkoinen käsittely yksinkertaisesti liian pelottavaa? Tunteeko ilmiantaja jonkinlaista uskollisuutta organisaatiota kohtaan? Ajan myötä näemme, muuttaako direktiivi tätä. Johdonmukainen ja laadukas tutkimus varmistaa, että tallennamme ja tutkimme näitä muutoksia.

Portaita kipuamassa

On olemassa teoreettisia huolia siitä, että tyytymättömät ilmiantajat kiipeävät ”oikeuden portaita” aina julkiseen ilmiantoon saakka. Tai menevät jopa suoraan median puheille.

Ilmoittaja saattaa harkita aloittavansa sisäisellä ilmoituksella ja siirtyvänsä siitä ulkopuolisille tahoille ja lopulta julkiseen ilmiantoon toivoen samalla saavuttavansa haluamansa lopputuloksen.

En koe tätä isona riskinä. Ensinnäkin vain pieni osa ilmiantajista ilmoittaa asioista ulkoisille tahoille. Toiseksi, jos ilmoittaja julkaisee tietoja julkisesti, hän on luultavasti saanut epämieluisia vastauksia sekä organisaatiolta (sisäinen ilmoitus) että viranomaisilta (ulkoinen ilmoitus). Olisiko media tällaisen ilmiantajan puolella? Tämä on toinen, ja erittäin iso este, joka ilmiantajien täytyy ylittää.

Vastatoimien riski tosielämässä

Puun ja kuoren välissä

Vastatoimet voivat olla järkyttäviä, mikä estää monia ilmiantajia tekemästä ilmoituksia. On hyvä, että vastatoimet huomioidaan direktiivissä.

Näin epämääräisen riskin käsittely tosielämässä on kuitenkin erittäin haasteellista. Kuvittele nimetön ilmoitus, jossa kerrotaan virkamiehelle mahdollisesti annetuista lahjuksista. Ilmoittaja ei ole paljastanut henkilöllisyyttään, vaikka sen voi mahdollisesti päätellä ilmoituksesta. Ei ole välttämättä mitään keinoa saada ilmoittajalta lisätietoja. Vaatimustenmukaisuusosastot tunnistavat tämän epämukavan tunteen ”puun ja kuoren välissä”. On melkein mahdotonta tutkia asiaa puhumattakaan ilmiantajaan kohdistuvien vastatoimien estämisestä.

Aika on rajallinen

Säännöksien noudattamisesta vastaavana johtajana haluaisin yleensä (mahdollisuuksien mukaan) olla yhteydessä suoraan ilmiantajiin, jotka toimivat mielestäni vilpittömästi, ovat täysin rehellisiä mutta saattavat silti kohdata vastatoimia. Tiimini ja minä haluaisimme keskustella säännöllisesti ilmoittajien kanssa varmistaaksemme, että saamme tietää kaikista ongelmista, jotka vaikuttavat vastatoimilta. Tämän tekeminen silloin tällöin onnistuu hyvin. Mutta on aivan mahdotonta tehdä näin kaikkien kanssa. Jos monikansallinen yritys saa keskimäärin 3–6 vakavaa ilmoitusta jokaista 1 000 työntekijää kohden vuosittain, ei ole realistista keskustella kaikkien kanssa. Kieli ja kulttuuriset esteet lisäävät riskejä, mikä pitää ottaa huomioon.

Ilmoittajien painolasti

Kokemukseni mukaan ilmoittajilla on usein ongelmia työsuorituksen tai muiden asioiden kanssa, jotka eivät liity ilmoitukseen mitenkään.

On tarpeellista luoda selkeä kanta vastatoimien suhteen. Miten määrittelemme vastatoimet? Mitkä ovat varoitussignaaleja, joiden takia ryhdymme lisätoimiin? Miten hallitsemme varoitussignaaleja ja varmistamme, että käytäntöjämme noudatetaan? Minkälaista yhteistyötä henkilöstöhallinto ja vaatimustenmukaisuusasioiden osasto tekevät vastatoimien ja muiden asioiden suhteen? Onko henkilöstöhallinnolla rekisteriä, johon on selkeästi merkitty kaikki asiaankuulumattomat ongelmat?

Tämänkaltaisilla toimenpiteillä varmistamme, että pysymme asiassa sen sijaan, että liitämme siihen erillisiä operatiivisia asioita. Jotta järjestelmä toimii moitteettomasti, tarvitset koko organisaation esimiesten tuen sekä tehokkaan yhteistyön henkilöstöhallinnon kanssa.

Voitko todistaa toisin?

On huomionarvoista, että direktiivi olettaa tiettyjen ilmiantajien vastaisten vastatoimien tapahtuvan tuomioistuimessa (21 artikla 5 kohta). Organisaation täytyy siis ”rikkoa” syy-yhteys esimerkiksi tapauksessa, jossa ilmoittaja ei saanut ylennystä tai palkankorotusta. Tämä saattaa johtaa kummallisiin näkemyksiin – organisaatio yrittää ”todistaa toisin” (tapaus ei johtunut ilmoituksesta) viittaamalla henkilöstöhallinnon tietoihin ja johdon päätöksiin, joilla ei ole mitään tekemistä ilmiantoprosessin kanssa.

Jos ilmiantajan henkilöllisyys on salainen, eikä ollut mitään keinoa päätellä, että hän teki ilmoituksen, riittääkö se todisteeksi, jonka perusteella tuomioistuin voi sanoa, ettei ilmoituksen ja haitallisen kohtelun välillä ole yhteyttä?

Seuraavalla kerralla

Seuraavan viikon blogissa pohdimme luovuutta, jota direktiivi edellyttää päälakimiehiltä ja säännösten noudattamisesta vastaavilta johtajilta. Määrittelemme myös käytännön toimet, joita direktiivin noudattaminen edellyttää. Toivottavasti palaat takaisin ensi viikolla! Seuraa meitä LinkedInissä tai tilaa North Star Compliancen uutiskirje täältä.