EU:n ilmiantajadirektiivin käyttöönottoon liittyviä käytännön haasteita

Osa 3 – Vaatimukset päälakimiehille ja säännösten noudattamisesta vastaaville johtajille

Kolmen blogikirjoituksen sarjan ensimmäisessä ja toisessa osassa pohdimme, mitä EU:n ilmiantajadirektiivi (EU 2019/1937) (jäljempänä direktiivi) on muuttanut, ja mikä on pysynyt ennallaan. Mietimme myös, miten direktiivi saattaa muuttaa ilmiantajien käytöstä.

Alla tarkastelemme tarkemmin toimenpiteitä, joita direktiivi edellyttää päälakimiehiltä ja säännösten noudattamisesta vastaavilta johtajilta. Määrittelemme myös käytännön toimet, joita direktiivin noudattaminen edellyttää.

Päälakimiehien ja säännöksien noudattamisesta vastaavien johtajien luovuus

Laki- ja vaatimustenmukaisuusosastot arvostavat direktiivin selkeitä osioita ja löytävät siitä monia hyötyjä.

Direktiivin mukaan ilmoitusprosessin pitäisi alkaa sisäisesti. Tämä ei ole vaatimus, mutta jäsenvaltioiden täytyy kannustaa siihen (7 artikla 2 kohta). Tällä huomioidaan se, että organisaatiot ovat yleensä paras taho käsittelemään valituksia, koska ne ovat lähellä ongelmaa. Toivon, että viranomaiset lähettävät rohkeasti takaisin tapaukset, joita ei ole käsitelty asianomaisella tavalla sisäisesti olettaen, että ongelma olisi voitu käsitellä organisaation sisällä. Lyhyesti sanottuna organisaatio saa mahdollisuuden käsitellä ongelmat kunnolla ennen viranomaisten osallistumista ja julkisuuteen joutumista. On epäselvää, miten tämä tulee kehittymään, koska jäsenvaltiot eivät ole vielä ilmoittaneet, kuinka ne ottavat direktiivin käyttöön.

Organisaatioiden täytyy merkitä ilmoitus vastaanotetuksi seitsemän päivän kuluessa (9 artikla 1 kohta b alakohta) ja antaa ilmoittajalle palautetta kolmen kuukauden kuluessa, mikä on suhteellisen lyhyt aika (9 artikla 1 kohta f alakohta). Tämä toimii useimmissa tapauksissa, mutta on äärimmäisen lyhyt aika vaikeille tapauksille, joiden menestyksekäs käsittely voi vaatia yli vuoden työn. Vaikka palautteella tarkoitettaisiin vain yhteydenottoa ilmiantajaan, täytyy viestinnässä olla äärimmäisen varovainen.

Kaikki direktiivin toimenpiteet on luultavasti tarkoitettu vaikeille tapauksille – ei arkipäiväisille tapauksille, jotka vaativat vain yksinkertaista käsittelyä. Sivustakatsojien tulee huomioida sanan ”palaute” joustavuus sekä siihen sisältyvät ”suunnitellut jatkotoimet” (5 artikla 13 kohta).

Päälakimiesten ja säännösten noudattamisesta vastaavien johtajien (CCO) täytyy olla luovia, jotta ongelmat saadaan paljastettua luonnollisella tavalla liiketoiminnan ohella. Säännöllisten auditointien, tarkastusten tai riskiarviointien kautta voi löytyä uusia tapoja paljastaa ja käsitellä ongelmia ilman, että ilmoittajan henkilöllisyys paljastuu (tai edes tieto siitä, että ilmoitus on tehty).

Päälakimiesten ja CCO:iden tulee olla luovia myös varmistaessaan, että vastuuvelvollisuus pysyy siellä, missä ongelmat käsitellään parhaiten. Hallinnollisesti on haastavaa saada johtajat hyödyntämään paremmin työkaluja tai keskeisiä vaatimustenmukaisuusresursseja, mutta se saattaa olla tarpeen, jos todella haluamme saada kiinni ja käsitellä kaikki organisaatiossa syntyvät tapaukset.

Kulttuurin täytyisi mahdollistaa työntekijöiden ja johtajien välinen yhteistyö, jotta tapaukset saadaan käsiteltyä, eikä niistä tulee tarpeettoman suuria. On tietysti olemassa keinoja, joilla helpotetaan paineita, joita ei voida käsitellä paikallisesti joko johtajien puutteellisten kykyjen takia tai koska ne ovat liian suuria, että ne pystyttäisiin käsittelemään oikein. Vaatimustenmukaisuustiimien prioriteettina pitäisi olla kouluttaa johtajat käsittelemään ongelmia.

Mitä tapahtuu seuraavaksi?

Organisaatioiden täytyy arvioida direktiiviä omista olosuhteista, riskeistä ja tarpeista lähtien. Alla muutamia esimerkkejä prioriteeteista:

• Perusteet
  • Varmista, että organisaatiossasi on järjestelmä, jonka kautta väärinkäytöksistä voi ilmoittaa. Älä pelkää vaihtaa järjestelmää – kokemus voi olla vapauttava. Varmista, että täytät direktiivin vaatimukset ja mieti, haluatko tehdä vieläkin enemmän esimerkiksi organisaatiosi tulevaisuuden tarpeiden kannalta.
• Hallinta ja käytännöt
  • Varmista käytäntöjen avulla, että käytännön asiat ovat virallisesti kohdillaan, ja että järjestelmät soveltuvat näihin päätöksiin.
  • Keskustelkaa vaikeista asioista, kuten anonyymiys, ilmiantajan ja kohteen (syytetty) oikeudet, viralliset menetelmät ilmiantajan suojelemiseksi vastatoimilta, tietosuoja ja ristiriidat muiden lainsäädännöllisten velvoitteiden kanssa. Pitäisi olla päivänselvää, milloin ongelmat viedään eteenpäin johdolle, toimitusjohtajalle, auditointikomitealle ja hallitukselle.
  • Varmista oikein kohdistetut käytännöt jo aikaisessa vaiheessa välttääksesi yllätykset esimerkiksi kireiden tutkimusten aikana. Omistajuus ja vastuuvelvollisuus pitäisi päättää heti.
  • Ajattele itsesuojelua strategisesti. Milloin täytyy suojella omaa organisaatiota? Kunnianloukkaus on ilmiantamisen kääntöpuoli – milloin on aika puolustautua? Milloin puolustautuminen johtaa liikearvon laskuun?
  • Kuten kaikkien käytäntöjen kanssa, näitäkin käytäntöjä täytyy hallita, jotta niiden toimivuus voidaan varmistaa. Mitä voit lisätä vaatimustenmukaisuuden valvontaan? Mieti esimerkiksi asioiden viemistä eteenpäin, hyväksymisprosesseja ja työtehtävien eriyttämistä. Haluat myös ehkä varmistaa, että viestintätiimit valvovat julkista tietoa aktiivisesti siellä syntyvien tapausten varalta.
• Yhteistyö
  • Ota mukaan henkilöt, joilla on tärkeä rooli ilmiantoprosessissa ja vastatoimien ehkäisyssä. Tee yhteistyötä organisaatiosi johtajien, henkilöstöhallinnon, tietosuojavastaavien, työneuvostojen ja liittojen kanssa. Työntekijöiden ja työntekijöiden edustajien osallistaminen keskusteluun on ehkä tehokkain tapa päästä asioiden edelle.
• Tietoisuus
  • Koulutusohjelmissa pitäisi käsitellä direktiiviä, sillä siinä kuvaillaan melko tarkasti tietoja, joiden pitäisi olla saatavilla.
  • Viestintäohjelmien pitäisi täyttää viralliset vaatimukset ja luultavasti enemmänkin, organisaatiosi yksilöllisen kulttuurin ja riskien mukaisesti.
  • Avainryhmien, kuten ylimmän johdon (tai riskialttiiden toimintojen), ongelmakeskeinen kouluttaminen voi olla erinomainen keino saada ihmiset ajattelemaan tulevia haasteita.
• Menneet tapaukset
  • Direktiiviä ei sovelleta taannehtivasti. Vanhojen tapausten käsittely voi kuitenkin olla hyödyllistä (4.2 artikla sallii ilmoitukset vanhoista työsuhteista). Organisaatiosi täytyy varmistaa, että myös menneet tapaukset on käsitelty uskottavasti ja kattavasti.
  • Vanhojen tapausten läpikäynti direktiivin näkökulmasta voi auttaa pääsemään tämänkaltaisten riskien edelle.
• Tarkkaile
  • Yllä kuvailimme joitakin epävarmoja asioita, ja tutkimuksen ja tarkkailun tarpeellisuus on ilmiselvä.
  • Jää nähtäväksi, tekevätkö jäsenvaltiot direktiiviä tiukempia toimenpiteitä. Ison-Britannian erikoinen asema on myös ratkaisematta.
  • Tietosuojan ja ilmiantajien oikeuksien välinen ristiriita on toisilla lainkäyttöalueilla näkyvämpää kuin toisilla.
  • Yleinen tietosuoja-asetus on toisten mielestä ollut liian optimistinen, epäkäytännöllinen ja osittain toimeenpanokelvoton. Tietojenkäsittelysopimukset ovat olleet täynnä turhia tietoja ilman resursseja, millä niitä voitaisiin käsitellä. Tämä direktiivi voi joutua samojen syytösten kohteeksi, jos käyttöönottoa ei hoideta huolella.
  • Oikeuskäytännön täytyy kehittyä ja ohjata direktiivin käytännön toteutusta. Tämä on totta erityisesti täytäntöönpanon kohdalla sekä siinä, kuinka uhkaaviksi rangaistukset koetaan.