Miksi tämä on tärkeä kysymys? Sen lisäksi, että yrityksen maine on uhattuna, myös johtokunnan jäsenille voi koitua (henkilökohtaisia) seuraamuksia silloin, kun väärinkäytöstapauksista nousee skandaaleja. Jos johtokunta ei ole tilanteen tasalla, sen jäsenet saattavat saada vankeustuomion tai sakkoja.
Mitä siis tarkoitamme ”tilanteen tasalla olemisella” johtokuntatasolla? Kuvittele vakava seksuaalinen häirintätapaus, johon liittyy yrityksen korkea-arvoinen toimihenkilö, ja joka tapahtuu täysin päätoimipaikan tietämättä. Tällöin on oleellista, että johtokunnan jäsenet saavat asianmukaiset tiedot mahdollisimman pian, jotta he voivat ryhtyä vastuullisiin toimiin.
Kuinka väärinkäytöksiä voidaan hallita?
Aivan aluksi sinun on annettava organisaatiosi henkilöstölle mahdollisuus kertoa väärinkäytöksistä, jotta saat tarvitsemasi tiedot. Useimmilla yrityksillä on monia ilmoituskanavia: ilmoituksen voi tehdä esimiehelle tai ottamalla yhteyttä vaatimustenmukaisuus-, lakiasiain- tai henkilöstöosastoon tai, erittäin arkaluontoisissa tapauksissa, tekemällä (nimettömän) ilmoituksen väärinkäytösten ilmoitusjärjestelmään. Erityisesti erittäin arkaluontoiset tapaukset tulisi vastaanottaa suoraan päätoimipaikassa.
Varsinainen työ käynnistyy, kun väärinkäytösten raportointijärjestelmän kautta tehdään ilmoitus. Kuinka voit olla varma siitä, että arkaluontoiset tiedot saavuttavat oikeat henkilöt?
Suosittelemme ottamaan käyttöön luokittelujärjestelmän, jota kutsumme nimellä ”keskitetty vastaanotto, alueellinen käsittely”.
Lyhyesti järjestelmä toimii seuraavasti: kaikki väärinkäytösilmoitukset ottaa ensin vastaan päätoimipaikassa pieni (kahden tai kolmen henkilön) vastaanottoryhmä. Ryhmä tekee ensimmäisen päätöksen: voidaanko tapaus käsitellä paikallisesti vai onko se niin arkaluontoinen, että se on välittömästi siirrettävä ylemmän johdon tai eettisen komitean käsiteltäväksi?
Palataanpa vielä korkea-arvoisen toimihenkilön #metoo-tapaukseen: arkaluontoiset, liiketoiminnan kannalta kriittiset tiedot eivät saa olla organisaation koko henkilöstön luettavissa. Tällaiset tiedot tulee rajata tiukasti vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Tietojen saatavuuden hallinta on ensiarvoisen tärkeää.
Keskustele asiantuntijoidemme kanssa
Haluatko oppia lisää, keskustella ideoista tai jakaa näkemyksiä?