Jotkin yritykset ottavat sisäisen väärinkäytösmenettelyn käyttöön nimittämällä ulkoisen oikeusasiamiehen. Järjestämällä toimintansa näin yritykset tyypillisesti pyrkivät yhdistämään tehokkuuden ja tapausten ammattimaisen käsittelyn. Vaikka tämä malli näyttääkin hyvältä paperilla, sen tehokkuus käytännössä on rajallista. Seuraavassa on muutama vakava varoituksen sana:
1: Nimetön raportointi ei ole mahdollista
Työntekijät, jotka todistavat yrityksen sisäistä väärinkäytöstä ja haluavat tehdä asialle jotakin, eivät saa ilmoituksen tekemisestä muuta palkkiota kuin puhtaan omantunnon. Ilmoituksen tekemisestä ei ole heille mitään materiaalista hyötyä, mutta he voivat menettää kaiken: ilmoittajan henkilöllisyyden paljastuminen saattaa johtaa työtovereiden tai johdon kostotoimiin – tai jopa työsuhteen purkuun. Työntekijöiden aseman täydelliseen turvaamiseen on olemassa vain yksi keino: nimettömät ilmoitukset. Käytännössä tämä on vaihtoehto, jota oikeusasiamies ei voi tarjota. Oikeusasiamies tapaa kyseisen työntekijän henkilökohtaisesti, ja mikäli näin ei käy, vaatii ainakin työntekijää ottamaan itseensä yhteyttä. Aluksi saatetaan tosin antaa lupaus keskustelun luottamuksellisuudesta, mutta paineen alla asiat voivat mutkistua. Jos yrityksen panokset ovat korkeita tai oikeudellinen tilanne vaatii sitä, aiempaa luottamuksellisuuslupausta ei välttämättä pidetä. Työntekijät ovat tästä perillä tai ainakin epäilevät sitä ja saattavat sen vuoksi pidättäytyä väärinkäytöksistä ilmoittamisesta silloinkin, kun väärinkäytökset ovat erittäin vakavia ja heidän tietojaan kaivattaisiin kipeästi. Onhan aina parempi katsoa kuin katua.
2: Luottamuksen herättäminen vähitellen on käytännössä mahdotonta
Vaikka oikeusasiamies tarjoaisikin nimettömän ilmoitusjärjestelmän ja ottaisi vastaan puheluita henkilöiltä, jotka eivät halua kertoa nimeään, hänellä ei ole keinoa ottaa myöhemmin yhteyttä ilmiantajaan. Ensimmäisen puhelun jälkeen ei ole mahdollista olla keskusteluyhteydessä, mikä tarkoittaa sitä, että sekä oikeusasiamies että soittaja ovat jumissa kaikki-tai-ei-mitään-tilanteessa heti puhelun alusta alkaen. Käytännössä työntekijät tarvitsevat aikaa ja mielenrauhaa voidakseen kertoa kaikki tietämänsä seikat. He eivät halua joutua paineen alle. He kertovat sen, mitä haluavat kertoa itselleen sopivana ajankohtana
– he haluavat tuntea hallitsevansa tilannetta. Saattaa mennä jonkin aikaa, ennen kuin ilmiantaja kertoo kaikki tietonsa ja mahdollisesti luopuu anonymiteetistään. Todennäköisesti tähän kuluu enemmän aikaa kuin mitä keskiverto kertaluonteinen ja tuloshakuinen puhelu mahdollistaa.
3: Rajallinen oikeusasiamiehen käytettävyys tarjoaa vain vähän lohtua
Tyypillinen oikeusasiamies on tavoitettavissa työaikana – joka on juuri se ajankohta, jota työntekijä haluaa välttää. Työntekijä olisi mieluummin yhteydessä oikeusasiamieheen työajan jälkeen tai viikonloppuna, jolloin lähistöllä ei ole uteliaita työtovereita eikä asiaa tarvitse hoitaa avotoimistoympäristössä. Työtoverit saattavat salakuunnella työntekijän puhelua tai kiinnostua selittämättömistä tapaamisista työpaikan ulkopuolella. Lisäksi se tosiasia, että ulkoinen oikeusasiamies toimii toisessa paikassa, voi olla työntekijälle vähäinen lohtu, etenkin jos oikeusasiamiehen työpiste on lakiasiaintoimistossa.
4: Lisäeste: yhteydenotto lakiasiaintoimistoon
”Kaikkea sanomaasi voidaan käyttää oikeudessa todisteena sinua vastaan.” Keskiverto työntekijä on tekemisissä juristien kanssa vain muutaman kerran elämässään ja yleensä pakon sanelemana tai ainakin tilanteissa, jotka ovat vähemmän miellyttäviä. Suurin osa ihmisistä ei valitettavasti odota innokkaasti pääsevänsä yhteyteen juristin kanssa, ja he saattavat jopa suhtautua häneen epäillen. Voidaanko minua syyttää kaikesta, mitä sanon? Voidaanko tosiaan kaikkea sanomaani käyttää minua vastaan? Kenen puolella juristi lopulta on? Minun vai yrityksen? Entäpä jos ilmenee eturistiriita? Kanavoiko työnantaja viestini ulkoiselle taholle omien etujensa vuoksi minun etujeni sijaan? Usein näihin kysymyksiin ei ole yksiselitteisiä tai rauhoittavia vastauksia. Jos oikeusasiamies sattuu toimimaan lakiasiaintoimistossa, se saattaa olla yksi lisäsyy työntekijälle jättää ilmoitus tekemättä.
5: Ulkopuolinen asema tarkoittaa rajallista saavutettavuutta ja pidempiä toiminta-aikoja
Sisäiseen vaatimustenmukaisuusosastoon verrattuna ulkoinen oikeusasiamies on yrityksestä erillinen toimija – fyysisesti, mutta myös yrityksen toimintatapojen ja henkilöiden tuntemisen suhteen. Vaikka ulkoinen oikeusasiamies on epäilemättä taitava juridisten ja vaatimustenmukaisuutta koskevien seikkojen suhteen, hänellä ei välttämättä ole syvällistä yrityksen tuntemusta eikä käsitystä yrityksen kulttuurista, henkilöstöstä ja prosesseista voidakseen käsitellä tapauksia nopeasti ja tehokkaasti. Oikeusasiamies ei voi olla tilanteesta perillä samalla tavalla kuin sisäinen lakiasioista tai vaatimustenmukaisuudesta vastaava ammattilainen. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että jos ilmoitusten ja tapausten hallinta on ulkoistettu, oikeusasiamiehen ja asiakasyrityksen on viestittävä paljon keskenään. Todennäköisenä seurauksena tästä on aikaa vievä yrityksen laki- ja vaatimustenmukaisuusosaston työntekijöiden ottaminen mukaan tapauksen käsittelyyn. Tämä ylimääräinen viestintäkerros hankaloittaa tapauksesta tietävien henkilöiden määrän rajoittamista tiukasti vain niihin, jotka tarvitsevat tietoa työtehtäviensä suorittamiseen.
6: Vaikeus tarjota viestien huippulaatuista käsittelyä eri puolilla maailmaa
Tyypillisesti monikansallinen yritys palkkaa oikeusasiamiehen sellaisesta lakiasiaintoimistosta, johon sillä on kotimaassaan hyvät suhteet osakastasolla. Vaikka suurin osa lakiasiaintoimistoista kuuluukin kansainvälisiin ketjuihin, ne keskittyvät luomaan kotimaisia kumppanuussuhteita. Toisin sanoen hyvät kontaktit ja parhaiden kykyjen hyödyntäminen maassa A ei tarkoita sitä, että tapausta käsittelisivät parhaat kyvyt maassa B, C tai D. Näissä maissa kumppanuussuhteissa saattaa olla muita prioriteetteja, minkä vuoksi käytettävissä voi olla vähemmän asiantuntemusta. Lisäksi useimmilla lakiasiaintoimistoilla ei ole edustajia maailman kaikissa maissa. Sen sijaan niillä on vaihteleva määrä löyhiä suhteita maihin, joissa niillä ei ole omaa toimintaa. Tämä luonnollisestikin lisää vaihtelua asiakkaiden kohtaamisessa ja palvelun laadussa. Lisäksi raportit toimitetaan eri kielillä. Kullakin maalla on omat kielelliset vaatimuksensa, ja maassa käytössä olevien paikallisten kielivaihtoehtojen laatu ja määrä saattavat tuoda oman mausteensa tähän moninaisuuteen. Tämä on merkittävä tekijä, kun otetaan huomioon, että väärinkäytöksistä ilmoittaminen tapahtuu lähinnä paikallisen haarakonttorin tasolla yrityksen päätoimipaikan sijaan. Sen vuoksi on erittäin tärkeää, että paikallinen viestien käsittely on erittäin korkeatasoista kaikkialla maailmassa. Käytännössä useimpien oikeusasiamiespalveluiden tarjoajien on vaikea taata tätä.
Yhteyden muodostaminen työntekijän ja oikeusasiamiehen välille
Kaikki seikat huomioon ottaen oikeusasiamiesmallin käyttäminen ei aina ole niin helppoa kuin miksi sitä yleensä luullaan, mutta se onnistuu kyllä.
Tämä voidaan toteuttaa tarjoamalla oikeusasiamiehelle käyttöoikeus helppokäyttöiseen, nimettömään ja luotettavaan ilmoitus- ja viestintäjärjestelmään. Hyvin suunniteltua SpeakUp-linjaa, jolla on maailmanlaajuinen kattavuus ja aavistus paikallisväriä, voidaan käyttää viestien keräämiseen. Viestit voidaan sitten tarvittaessa kääntää mille tahansa kielelle ja välittää ne (joko vaatimustenmukaisuusosaston kautta tai suoraan) oikeusasiamiehelle. Tämän jälkeen oikeusasiamies voi ryhtyä jatkotoimiin joidenkin, tai kaikkien, viestien osalta. Väärinkäytösten ilmoittamiseen voidaan kannustaa tarjoamalla työntekijälle ilmoituskeinoksi nimetön puhelinpalvelu. Lisäksi työntekijän ja oikeusasiamiehen viestintäprosessi voidaan toteuttaa tavalla, joka on työntekijälle helppokäyttöinen ja kätevä eikä herätä hänessä epävarmuutta. Myös oikeusasiamies hyötyy järjestelmästä, sillä se helpottaa viestintää työntekijän kanssa ja tarjoaa oikeusasiamiehelle paremmat mahdollisuudet tapaustenhallintaan. Hyvä paikallinen selvitystyö voi myös parantaa keskitettyä tapausten käsittelyä vähentämällä oikeusasiamiespalveluiden tarjoajan paikallisedustuksen tarvetta. Kun oikea järjestelmä on lopulta käytössä, on mahdollista hyötyä oikeusasiamiehen palveluiden käytöstä ja samalla välttää useimmat oikeusasiamiehen käyttöön liittyvät negatiiviset seikat. Olet jo varmaankin arvannut, mitä järjestelmää me suosittelemme!
Keskustele asiantuntijoidemme kanssa
Haluatko oppia lisää, keskustella ideoista tai jakaa näkemyksiä?