Vaatimustenmukaisuusohjelmat käytännön testissä

Taloudellisten vaikeuksien ja myös terveyskriisin aikana organisaation sisäiseen valvontaan kohdistuu paljon paineita. On tavallista, että organisaatioiden on sopeuduttava nopeasti muuttuviin olosuhteisiin. Niiden on pohdittava kustannusten karsimista, muokattava ja muutettava strategioita tai jopa lopetettava toiminta joksikin aikaa pandemian vuoksi. Organisaatioiden on pakko kytkeä päälle selviytymistila. Selviytymistilassa olevat eliölajit eivät kuitenkaan suunnittele, mitä ne syövät huomenna tai seuraavana päivänä. Organisaatioiden on sen sijaan tasapainotettava lyhyen ja pitkän aikavälin toimenpiteet sisäisen valvonnan avulla. Tämä pätee erityisesti vaatimustenmukaisuusohjelmiin. Tässä on muutamia muistutuksia organisaatioille, joissa pohditaan näitä asioita:

• Sisäisessä valvonnassa otetaan kriisin aikana usein rennosti. Miksi? Kriisi ja siitä selviäminen ovat polttavia puheenaiheita. Vaarana on tällöin hallintaprosessien, tehokkaan valvonnan ja työntekijöiden sekä toimintatapojen tarkkailun heikentyminen.
• Kriisien yhteydessä petosten riskitekijät lisääntyvät. Miksi? Organisaatioihin ja yksilöihin kohdistuu suurempaa taloudellista painetta, tärkeät sisäiset valvontatoimet heikentyvät, tilaisuudet petoksiin lisääntyvät ja ihmisten on helpompi selittää toimiaan.
• Väärinkäytösilmoitusten määrä kasvaa kriisien yhteydessä. Miksi? Organisaation tavoin työntekijätkin siirtyvät selviytymistilaan. On kyse heidän elämänsä, työnsä ja perheensä turvaamisesta.
• Kriisitilanteissa paljastuvat sisäisen valvonnan heikot lenkit. Miksi? Sujuvat prosessit ja toimintamallit ovat nyt tärkeämpiä kuin koskaan. Ethän halua tuloksen heikkenevän tehottomien prosessien tai toimintamallien vuoksi.

Nämä muistutukset osoittavat hyvin toimivan vaatimustenmukaisuusohjelman tärkeyden. Muista, että hyvin toteutettu integriteettikulttuuri perustuu kaikkien sidosryhmien luottamukseen. Kulttuurin luominen kestää vuosia, mutta sen tuhoaminen onnistuu silmänräpäyksessä. Organisaatioiden on mietittävä huolellisesti integriteettikulttuurinsa rakentamista ja vahvistamista kriisien aikana.