Viisi Tee näin- ja Älä tee näin -ohjetta väärinkäytösten ilmoitusohjelmaa varten

Liiketoimintavainumme kertoo meille, että päätöksenteossa kokemus on tärkeä resurssi. Mitä tulee väärinkäytösten ilmoitusjärjestelmiin ja -prosesseihin, tällaista kokemusta on harvoin hyödynnettävissä ennen järjestelmän tai prosessin käyttöönottoa. Kun siis suunnittelet prosessien käyttöönottoa, pidä mielessä seuraavat säännöt:

Tee näin: Varmista, että toimitusjohtaja on tiedottanut selkeästi väärinkäytösten ilmoitusprosessista ja osoittanut sille tukensa sekä kertonut syyt prosessin käyttöönotolle.

Älä tee näin: Toimitusjohtajan viesteistä huolimatta älä oleta, että prosessilla on kaikkien tuki. Lukemattomat toistot, kärsivällisyys ja ennen kaikkea tahdikkuus ovat välttämättömiä liiketoimintayksiköiden kanssa toimittaessa.

Tee näin: Varmista, että prosessin tukena on runsaasti sähköpostiviestejä, esitteitä, julisteita ja verkkosivuja. Tämän asian suhteen ei voi olla liikaa näkyvyyttä.

Älä tee näin: Älä ryhdy arvioimaan valituksia omatoimisesti. Perusta ilmoituksille vastaanottojärjestelmä, tutki ilmoitetut tapaukset ammattimaisesti ja noudata sitten nykyistä kurinpitoprosessia tutkintojen tulosten käsittelyyn.

Väärinkäytösten ilmoittamisen onnistumiseen vaikuttavat monet olennaiset asiat

Tee näin: Tunnusta se, että liiketoimintasi on monikulttuurista ja että kulttuurisista syistä johtuen joistakin paikoista voi tulla enemmän kanteluja kuin toisista. Hyväksy tämä monimuotoisuus äläkä mustamaalaa ylemmälle johdolle alueita, joilta on tullut vain vähän ilmoituksia, ellet ole perillä tosiasioista.

Älä tee näin: Älä analysoi prosessin varhaisessa vaiheessa tapahtumien lopputulosta, alkuperää tai väärinkäytöksen näennäisiä syitä. Varmista prosessin tehokas hallinta ennen analysoinnin aloittamista.

Tee näin: Palkkaa oikeat henkilöt tutkimaan valitusten tekijöitä ja olemaan heidän kanssaan vuorovaikutuksessa. Puolueettomuuden varmistamisessa on erittäin tärkeää, että kolmas osapuoli käsittelee vastaanotetut ilmoitukset. Kun valitus on vastaanotettu, on ratkaisevan tärkeää arvioida se asianmukaisesti seuraavien toimintavaiheiden määrittämiseksi. Tässä tehtävässä tunneäly, liiketoiminnan tuntemus ja johtajuus ovat välttämättömiä ominaisuuksia.

Älä tee näin: Oleta, että voit hallita prosessia laskentataulukon avulla. Huomioi prosessia käynnistäessäsi, että se kasvaa 50 % (valitusten yhteismäärän suhteen) toiseen käyttövuoteensa mennessä. Säilytä asianmukaiset tiedot varmistaaksesi, että tietosuojaa ja yksityisyyttä koskevat seikat huomioidaan.

Tee näin: Tee prosessiin jatkuvia tarkistuksia ja säätöjä löydöstesi perusteella huolimatta siitä, onko kyseessä järjestelmän ensimmäinen vai viides käyttövuosi. Suhtaudu parannuksiin avoimin mielin ja ole joustava.

Älä tee näin: Älä luokittele vastaanottamiasi valituksia ”kiireellisiksi” tai ”välittömiä toimia vaativiksi”, sillä tällaisista luokitteluista on sinulle myöhemmin vain haittaa, jos et ole toiminut niiden mukaisesti. Kaikki vastaanotetut valitukset on käsiteltävä alkuvaiheessa samalla tavalla. Vasta sitten, kun tutkinta on alkanut ja tosiasiat ovat tiedossa, voit luokitella tapaukset oikein ja ilmoittaa tarvittaessa asianmukaisille johtohenkilöille.