Conformità alla Direttiva europea sul whistleblowing

Questo memorandum presenta informazioni più approfondite su come mantenere la conformità alla Direttiva europea sul whistleblowing (la ‘Direttiva’) di prossima entrata in vigore e il nesso esistente con la piattaforma SpeakUp®.

Obiettivo della Direttiva
Fornire e promuovere un sistema sicuro per consentire alle persone di segnalare comportamenti scorretti nel loro ambiente di lavoro.

Date importanti

• Entrata in vigore: 17 dicembre 2019
• Recepimento nel diritto nazionale: entro il 17 dicembre 2021
• Piena applicazione per organizzazioni >249 dipendenti: 17 dicembre 2021
• Piena applicazione per organizzazioni con 50-249 dipendenti: 17 dicembre 2023

Entità interessate

• Settore privato: organizzazioni >50 dipendenti
• Organizzazioni pubbliche: tutte le società, con possibili eccezioni per comuni con meno di 10.000 abitanti o meno di 50 dipendenti

Portata
Qualsiasi segnalazione di violazioni effettive o potenziali del diritto comunitario.

Soggetti tutelati
Tutti i potenziali segnalanti, anonimi o meno che siano, sono protetti contro atti di ritorsione e devono ricevere pieno sostegno. Le persone che segnalano possono includere dipendenti, tirocinanti, lavoratori autonomi, dipendenti di un fornitore, ex dipendenti, soci o persino terze parti strettamente associate a chi segnala, come colleghi o familiari.

Canali di segnalazione necessari
Le organizzazioni sono tenute a informare adeguatamente i potenziali segnalanti (ad es. in modo chiaro, comodamente accessibile e di facile comprensione) in merito alle procedure e ai canali esposti qui di seguito:

• Canale di segnalazione interno: ad es. SpeakUp®. Un canale efficace ed efficiente per dipendenti ben informati senza timore di ritorsioni.
• Canale di segnalazione esterno: ente nazionale o Ue competente, ad es. la legge olandese ‘Casa dei Whistleblower’. Un canale autonomo e indipendente per dipendenti attuali o passati che non si fidano dei canali interni oppure in assenza di apposite procedure o canali interni.
• Canale di segnalazione pubblico: ad es. i media. Per (a) dipendenti non soddisfatti delle azioni interne/esterne effettuate a seguito di una segnalazione, (b) dipendenti che desiderano segnalare un pericolo imminente o palese all’interesse pubblico oppure (c) dipendenti che temono atti di ritorsione.

Ambito di applicazione
Spetta agli Stati membri stabilire le penali da applicare alla persona fisica o giuridica che, ad esempio, ostacola la segnalazione o si vendica contro chi segnala.

SpeakUp®: canale di segnalazione interno conforme
SpeakUp® funge da ambiente sicuro per la segnalazione (anonima) e la comunicazione fidata di comportamenti scorretti.

Requisiti della Direttiva europea sul whistleblowing

• Progettato, realizzato e gestito in modo sicuro  (art. 9.1.a)
  SpeakUp® è progettato per garantire la conformità ai principi di privacy by design e minimizzazione dei dati. Con ciò si intende che nessun dato personale relativo alla persona che segnala sarà raccolto di proposito. I dati personali rimangono sempre all’interno dell’ambiente sicuro. Il metodo univoco impiegato da SpeakUp® è completamente certificato e verificato su base trimestrale: Assurance ISAE 3000 di Tipo II, basata sugli standard ISO27001/2.
• Conferma della ricezione della segnalazione entro 7 giorni (art. 9.1.b)
  Un avviso del ricevimento della segnalazione può essere inviato immediatamente alla persona che segnala tramite la piattaforma SpeakUp®.
• Soggetto/reparto designato (art. 9.1.c)
  Grazie a SpeakUp®, è possibile designare un soggetto/reparto pienamente responsabile della gestione e del seguito delle segnalazioni.
• Seguito diligente delle segnalazioni in forma anonima e non anonima (art. 9.1.d-e)
  SpeakUp® è concepito per racchiudere un seguito diligente da parte degli utenti autorizzati, che possono comunicare direttamente con i segnalanti, a prescindere o meno se questi decidano di rimanere anonimi.
• Riscontro tempestivo, entro 3 mesi  (art. 9.1.f)
  SpeakUp® consente di dare un riscontro tempestivo alla persona che segnala, oltre a informarla allo scadere di 3 mesi in merito alla mancata adozione di opportune azioni (ad es. osservazioni sul corso dell’indagine o chiusura del caso).
• Informazioni su segnalazioni esterne (art. 9.1.g)
  La politica di SpeakUp® può includere informazioni sulle segnalazioni esterne (a livello di Stato membro o Unione).
• Segnalazioni per iscritto e/o oralmente (art. 9.2)
  SpeakUp® permette di effettuare segnalazioni online o telefoniche.
• Garanzia di riservatezza (art. 16)
  SpeakUp® si basa su un rigoroso modello di autorizzazione e mette a disposizione di chi segnala un canale riservato e anonimo per la segnalazione di comportamenti scorretti, consentendo di comunicare solo con utenti autorizzati.
• Conformità al RGPD (art. 17)
  SpeakUp® è pienamente conforme al RGPD. Inoltre, è certificato ai sensi del Marchio di certificazione europeo (Privacy Seal).
  SpeakUp® elimina automaticamente i dati personali non pertinenti alla gestione di una segnalazione.
• Archiviazione delle segnalazioni (art. 18)
  SpeakUp® permette di archiviare le segnalazioni ricevute. Le segnalazioni saranno registrate e si fa uso di un sistema di allerta sul periodo di ritenzione dei dati.