Programmi di conformità: provare per credere

In tempi di difficoltà finanziarie ed economiche o anche di crisi sanitaria, i controlli interni di un’organizzazione sono sotto pressione. È normale che le organizzazioni debbano adattarsi a circostanze in rapido mutamento. Considerano la possibilità di ridurre tutti i tipi di costi, di adattare o modificare le strategie o anche di chiudere per un po’ a causa di una pandemia. Le organizzazioni passano alla ‘modalità di sopravvivenza’. Tuttavia, le specie in ‘modalità di sopravvivenza’ non pianificano cosa mangiare domani e dopodomani. Le organizzazioni devono bilanciare gli effetti delle misure a breve e a lungo termine sui loro controlli interni, in particolare quando si tratta dei loro programmi di conformità. Alcuni ‘promemoria’ per le organizzazioni che si occupano di questo tema:

• In tempo di crisi i controlli interni sono spesso ‘allentati’. Perché? Crisi e sopravvivenza sono i termini del giorno. Il pericolo di focalizzarsi su di essi è un ‘allentamento’ dei processi di governance, dei precedenti controlli efficaci e della supervisione sui dipendenti e sulla condotta.
• In tempo di crisi i fattori di rischio di frode aumentano. Perché? Le organizzazioni e gli individui sono sottoposti a una maggiore pressione finanziaria, i controlli interni chiave si indeboliscono, le opportunità di frode aumentano e le persone trovano più facile razionalizzare le loro azioni.
• Il numero di rapporti SpeakUp aumenta in tempi di crisi. Perché? Insieme all’organizzazione, anche i dipendenti passano alla modalità di sopravvivenza. Si tratta di salvaguardare le loro vite, i loro posti di lavoro e le loro famiglie.
• Le situazioni di crisi rivelano gli anelli deboli nei controlli interni. Perché? La fluidità dei processi e delle procedure è più importante che mai. Non volete perdere entrate a causa di processi o procedure inefficienti.

Questi promemoria dimostrano l’importanza di un programma di conformità consolidato. Ricordate che stabilire una cultura dell’integrità ben radicata è una missione che richiede anni e si fonda sulla fiducia di tutti gli stakeholder, tuttavia può essere distrutta in una frazione di secondo. Le organizzazioni devono pensare attentamente a costruire e sostenere la loro cultura dell’integrità in tempi di crisi.