Sfide pratiche nell’implementazione della Direttiva europea sulla protezione delle persone che segnalano illeciti

Parte 2 – Comportamento di coloro che segnalano illeciti e gestione del rischio di ritorsione

Nella parte 1 di questa serie di tre blog, abbiamo vagliato i cambiamenti della nuova Direttiva europea sulla protezione delle persone che segnalano illeciti (UE 2019/1937) (“la Direttiva” o “EUWBD”) e gli aspetti che, invece, sono rimasti immutati.

In questa serie di tre parti, redatta in collaborazione con Ezekiel Ward di North Star Compliance, un professionista esperto in materia di conformità, valuteremo la Direttiva dal punto di vista delle multinazionali. C’è molto da imparare e da osservare nei prossimi anni.

Qui di seguito, ci soffermeremo a scoprire come la Direttiva può influenzare il comportamento di un segnalante. Ci proporremo di valutare, inoltre, in che modo le organizzazioni possono gestire al meglio il rischio di ritorsione, sia a livello di individuo che di azienda.

Il comportamento di coloro che segnalano sarà diverso?

La Direttiva include protezioni e diritti espliciti per chi denuncia, facili da stabilire nel suo testo chiaramente esposto.

Ma, nel fare la loro denuncia, i segnalanti hanno già varcato soglie psicologiche e sociali. Non è certo un processo semplice e la promessa di diritti e protezioni potrebbe non far parte dell’equazione con lo stesso effetto di “cosa penseranno i miei colleghi, amici e familiari?” oppure “quali saranno le conseguenze per me personalmente nonostante i miei diritti?”

Soggettività

Cosa ne pensano le persone che segnalano illeciti? Il pensiero soggettivo di un segnalante sarà una discussione di fondamentale importanza. In seno alla Direttiva, si hanno continui riferimenti a “ha creduto ragionevolmente” ed “è stato necessario” dare seguito alla segnalazione. Ciò pone una forte enfasi sulla logica che ha portato il segnalante a presentare la sua denuncia. La sua buona fede e maturità saranno valutate nell’ambito di tale processo.

Ci saranno indubbiamente aspetti accattivanti legati a questa enfasi sul “ragionevole sospetto”. Ad esempio, l’interazione tra le protezioni di coloro che segnalano e i casi di diffamazione portati avanti dalle loro organizzazioni. Se un segnalante crede seriamente in una serie di fatti, potrebbe essere protetto ai sensi della Direttiva. Tuttavia, tali fatti potrebbero essere estremamente nocivi all’organizzazione e risultare persino falsi. Di quali diritti di ricorso o correzione potrebbe servirsi un’organizzazione contro una persona che denuncia che ha danneggiato la loro reputazione, anche se nel nome del ‘ragionevole sospetto’?

Una gestione interna funziona meglio?

Studi condotti nel corso di vari anni ci hanno rivelato che la stragrande maggioranza di persone che segnalano illeciti preferisce gestire la questione internamente. È spontaneo, quindi, chiedersi se la Direttiva cambierà questa tendenza. Una denuncia esterna è veramente così terrificante? C’è ancora un residuo di lealtà nei confronti della loro organizzazione? Sarà il tempo a dirci se la Direttiva modificherà tale aspetto e ricerche coerenti e di alta qualità ci permetteranno di captare e osservare tali cambiamenti.

Scalare la vetta

Esiste un rischio teorico che segnalanti scontenti “scaleranno la vetta” dei diritti fino a giungere alla segnalazione pubblica oppure si rivolgeranno direttamente ai mezzi di comunicazione.

Un segnalante potrebbe iniziare con la segnalazione interna, poi passare a quella esterna e, infine, alla piena divulgazione pubblica, nella speranza, ogni volta, di ottenere un esito positivo.

Secondo me, questo non rappresenta un grave rischio. Innanzitutto, perché solo una piccola percentuale di chi denuncia segnala i fatti esternamente. In secondo luogo, se il segnalante divulga le informazioni pubblicamente potrebbe essere perché ha già ricevuto risposte non benaccette dall’organizzazione (segnalazione interna) e dall’autorità (segnalazione esterna). I media si schiereranno dalla parte di chi segnala? Questa è un’altra importante soglia che coloro che denunciano si ritroveranno a varcare.

Gestione del rischio di ritorsione nel mondo reale

Tra l’incudine e il martello

La ritorsione può essere orribile e scoraggiare molte persone a segnalare o a esprimere un timore e la Direttiva fa bene a porre l’accento su tale aspetto.

Gestire un rischio così vago nella realtà, però, è una vera e propria sfida. Immaginate una lamentela anonima su possibili tangenti a un pubblico ufficiale. La persona che denuncia non ha rivelato la sua identità, anche se potrebbe essere dedotta. Inoltre, potrebbero non esserci possibilità di dialogo per ottenere ulteriori informazioni. Gli uffici addetti alla conformità riconosceranno questa sgradevole sensazione, questo ritrovarsi tra ‘l’incudine e il martello’. È a mala pena possibile indagare, quindi figuriamoci se sarà possibile prevenire gli atti di ritorsione contro chi denuncia.

Il tempo è contato

Nel mio ruolo di CCO, contattavo spesso direttamente (se possibile) i segnalanti che, secondo me, stavano agendo in buona fede, erano completamente sinceri, ma che potevano comunque essere esposti a ritorsioni. Sia io che i miei team ci tenevamo costantemente a contatto con coloro che segnalavano i comportamenti scorretti per poter identificare eventuali problemi scaturibili in ritorsioni. Adottare tale approccio per pochi casi selezionati va benissimo, ma non è possibile farlo con tutti. Se, in media, una multinazionale riceve tra 3 e 6 segnalazioni all’anno per ogni 1000 dipendenti, è irrealizzabile parlare con tutti. La lingua e le barriere culturali aggiungono un elemento di rischio a tale esercizio, che deve essere attentamente valutato.

Chi denuncia, spesso si porta dietro un bagaglio

Secondo la mia esperienza, le persone che segnalano hanno spesso problemi prestazionali o altri risentimenti completamente estranei alla loro segnalazione di illeciti.

Dobbiamo assumere una posizione chiara sulla ritorsione. Qual è la nostra definizione? Quali sono i campanelli d’allarme che ci impongono di approfondire ulteriormente? Quali controlli sono in essere per verificare tali campanelli e accertarci che i nostri processi vengano rispettati? Come si adoperano gli uffici di Risorse Umane e Conformità in materia di ritorsione e altre problematiche? Quale documentazione ritenuta da Risorse Umane dimostra che si tratta di questioni non correlate?

Provvedimenti di questo tipo ci portano a tenere d’occhio il caso in questione rispetto ad altri aspetti operativi completamente distinti. Per garantire il funzionamento corretto di un sistema, è necessario il sostegno dei manager dell’organizzazione e una funzione efficiente e collaborativa da parte dell’Ufficio Risorse Umane.

Si può provare un negativo?

È importante sottolineare che, in certi casi, l’EUWBD porta l’ipotesi di ritorsione contro coloro che segnalano dinanzi a un organo giurisdizionale (Art. 21(5)). Pertanto, il nesso causale deve essere ‘rotto’ da un’organizzazione per, ad esempio, aver ignorato la promozione o l’aumento di stipendio di chi denuncia. Ciò potrebbe creare situazioni un po’ strane: le organizzazioni si impegneranno a ‘provare un negativo’ (non è stato per via della segnalazione) e additeranno documenti in possesso di Risorse Umane e decisioni prese dal direttivo completamente estranee al processo di segnalazione di comportamenti scorretti.

Se l’identità di chi denuncia è rimasta nascosta e non è stato possibile dedurre che abbia presentato la segnalazione, l’organo giurisdizionale potrà affermare con certezza che non esiste alcun nesso causale tra la segnalazione e il trattamento sfavorevole?

Prossimo blog

Nel blog della prossima settimana, ci concentreremo sulla creatività che i Consulenti legali e i Responsabili del controllo della conformità dovranno adottare per soddisfare i requisiti della Direttiva. Inoltre, delineeremo i passi pratici successivi necessari per adempiere la Direttiva. Non perdetevi questo appuntamento! Seguiteci su LinkedIn o iscrivetevi qui a North Star Compliance per rimanere sempre aggiornati!