Deel 2 – Klokkenluidersgedrag en beheer van het risico op vergelding
In deel 1 van deze serie van drie blogs hebben we gekeken naar wat de nieuwe Europese klokkenluidersrichtlijn (EU 2019/1937) (“de Richtlijn” of “EUWBD”) heeft veranderd – en wat er niet is veranderd.
In deze driedelige serie, geschreven in samenwerking met de doorgewinterde compliance-professional Ezekiel Ward van North Star Compliance, zullen we de richtlijn bekijken vanuit het perspectief van multinationale organisaties. De richtlijn biedt de komende jaren veel om uit te pluizen en te observeren.
Hieronder gaan we wat dieper in op hoe het klokkenluidersgedrag door de richtlijn kan worden beïnvloed. En op hoe organisaties het best kunnen omgaan met het risico op vergelding – zowel voor individuele klokkenluiders als voor de organisatie zelf.
Zal dit het gedrag van de klokkenluiders veranderen?
De richtlijn bevat expliciete rechten en bescherming voor klokkenluiders die duidelijk naar voren komen in de tekst.
Maar klokkenluiders hebben al psychologische en sociale drempels overschreden om te komen waar ze zijn. Dat is geen gemakkelijk proces, en de belofte van rechten en bescherming zal misschien niet zo zwaar wegen als “wat zullen mijn collega’s, vrienden en familie denken” of “wat zullen de gevolgen voor mij persoonlijk zijn ondanks mijn rechten”?
Subjectiviteit
Wat denkt de klokkenluider? De kwestie van wat een klokkenluider subjectief gelooft, is een belangrijk punt. In de hele richtlijn wordt verwezen naar “redelijkerwijs geloven” en “noodzakelijk” om melding te doen. Dit legt een enorme nadruk op de beweegredenen van de klokkenluider om melding te doen. Als onderdeel van dit proces zullen hun goede trouw en maturiteit worden beoordeeld.
Er zullen ongetwijfeld fascinerende aspecten zijn aan deze focus op “redelijke overtuiging”. Bijvoorbeeld – het samenspel tussen klokkenluidersbescherming en smaadzaken die door organisaties worden aangespannen. Als een klokkenluider oprecht gelooft in een reeks feiten, dan kunnen ze beschermd worden door de richtlijn. Toch kunnen deze feiten uiterst schadelijk zijn voor een organisatie, en misschien zelfs niet waar zijn. Welke rechten op verhaal of correctie heeft een organisatie tegen een klokkenluider die de reputatie heeft geschaad, zij het onder ‘redelijke overtuiging’?
Beter intern afhandelen?
We weten uit studies over vele jaren dat de overgrote meerderheid van de klokkenluiders problemen intern wil afhandelen. We kunnen ons afvragen of we als gevolg van de richtlijn een verandering in deze patronen zullen zien. Is het gewoon te eng om ermee naar buiten te treden? Is er nog enige loyaliteit aan de organisatie? De tijd zal leren of de richtlijn dit verandert en consistent, kwalitatief hoogstaand onderzoek zal ervoor zorgen dat we deze veranderingen vastleggen en waarnemen.
Het beklimmen van de ladder
Er is een theoretische bezorgdheid dat ontevreden klokkenluiders de “ladder” van hun rechten zullen “beklimmen” tot ze bij openbare bekendmaking komen. Of misschien stappen ze gewoon meteen naar de media.
Een melder zou kunnen overwegen om te beginnen met een interne melding, vervolgens een externe melding, dan volledige openbaarmaking, in de hoop op het resultaat dat ze willen.
Ik zie dit niet als een groot risico. Ten eerste gezien het feit dat slechts een klein percentage van de klokkenluiders zaken extern meldt. Ten tweede, als de melder informatie openbaar maakt, kan het zijn dat hij al reacties heeft gekregen die hem niet bevallen, zowel van de organisatie (interne melding) als van de autoriteiten (externe melding). Zullen de media zich aan de kant van zo’n melder scharen? Het is een grote drempel die klokkenluiders moeten nemen.
Omgaan met het risico van vergelding in de echte wereld
Tussen twee kwaden
Vergelding kan verschrikkelijk zijn en schrikt veel klokkenluiders af van het aankaarten of opvolgen van een kwestie. De richtlijn richt zich terecht op vergelding.
Maar het omgaan met zo’n schimmig risico in de echte wereld is een grote uitdaging. Stel je hebt een anonieme klacht voor over mogelijke steekpenningen aan een ambtenaar. De melder heeft zich niet bekend gemaakt, hoewel zijn of haar identiteit kan worden afgeleid. Er is wellicht geen mogelijkheid om in dialoog te gaan om meer informatie te krijgen. Compliance afdelingen zullen dit ongemakkelijke gevoel kennen, gevangen tussen twee kwaden. Je kunt nauwelijks onderzoek doen, laat staan vergelding tegen de melder voorkomen.
De tijd is beperkt
Als CCO nam ik vaak direct contact op met klokkenluiders (indien mogelijk) die naar mijn gevoel te goeder trouw handelden, volkomen oprecht waren en toch blootgesteld konden worden aan vergelding. Mijn teams en ik spraken met regelmatige tussenpozen met de melder om ervoor te zorgen dat we over alle kwesties die als vergelding klonken, zouden horen. Het is prima om dit in een beperkt aantal gevallen te doen. Maar dit kun je niet voor iedereen doen. Als een gemiddelde multinational tussen de 3 en 6 serieuze meldingen per jaar ontvangt voor elke 1000 werknemers, is het onrealistisch om zo met hen allemaal te praten. Taal- en cultuurbarrières brengen risico’s met zich mee die zorgvuldig moeten worden overwogen.
Melders hebben vaak hun eigen bagage
Mijn ervaring is dat melders regelmatig prestatieproblemen of andere grieven hebben die vaak niets te maken hebben met hun klokkenluidersmelding.
We moeten duidelijke standpunten over vergelding ontwikkelen. Wat is onze definitie? Welke rode vlaggen moeten we opvolgen? Welke controles hebben we om deze rode vlaggen te controleren en of onze processen worden gevolgd? Hoe werken HR en Compliance samen op het gebied van vergelding en andere zaken? Welke gegevens zijn door HR bijgehouden die duidelijk niet-verwante zaken bevatten?
Dit soort stappen is bedoeld om de zaak in kwestie feitelijk in de gaten te houden, terwijl de operationele kwesties volledig gescheiden worden gehouden. Om een systeem soepel te laten functioneren, hebt u de steun nodig van managers in de hele organisatie en een gezamenlijke, efficiënte Human Resources-functie.
Kunt u het tegendeel bewijzen?
Het is opmerkelijk dat de EUWBD in bepaalde gevallen een vermoeden van vergelding tegen klokkenluiders aan de rechter voorlegt (artikel 21, lid 5). Het oorzakelijk verband moet dus ‘doorbroken’ worden door een organisatie als, bijvoorbeeld, een melder geen promotie of salarisverhoging heeft gekregen. Dit kan voor een eigenaardige kijk op de zaak zorgen – organisaties zullen proberen ‘het tegendeel’ te bewijzen (het had niets te maken met de melding) en zullen moeten verwijzen naar HR-dossiers en managementbeslissingen die volledig buiten het klokkenluidersproces vallen.
Als de identiteit van de klokkenluider is verborgen en er was geen mogelijkheid om af te leiden dat er een melding is gemaakt door deze persoon, is dat dan voldoende voor een rechtbank om te verklaren dat er geen oorzakelijk verband is tussen de melding en de nadelige behandeling?
Volgende keer
In de blog van volgende week zullen we kijken naar de creativiteit die nodig is van algemeen adviseurs en functionarissen voor de gegevensbescherming om aan de richtlijn te voldoen. We zullen ook de praktische volgende stappen schetsen die nodig zijn om aan de richtlijn te voldoen. We kijken ernaar uit om u hier volgende week weer te zien! Volg ons op LinkedIn of meld u hier aan voor North Star Compliance en blijf op de hoogte!