Programas de conformidade: todos temos telhados de vidro

Em tempos de dificuldades financeiras e económicas ou mesmo de uma crise de saúde, os controlos internos de uma organização estão sob pressão. É normal que as organizações tenham de se adaptar a circunstâncias em rápida mutação. Estas consideram cortar em todos os tipos de custos, adaptar ou mudar estratégias ou mesmo fechar por uns tempos devido a uma pandemia. As organizações mudam para “modo de sobrevivência”. No entanto, as espécies em “modo de sobrevivência” não estão a planear o que comer amanhã e depois de amanhã. As organizações devem equilibrar os efeitos das medidas de curto e longo prazo nos seus controlos internos. Principalmente, no que toca aos seus programas de conformidade. Alguns “lembretes” para organizações que enfrentem este problema:

• Os controlos internos são muitas vezes “relaxados” em tempos de crise. Porquê? A crise e a sobrevivência são a ordem do dia. Esta preocupação pode ter como efeito um “relaxamento” dos processos governamentais, controlos efetivos anteriores e supervisão dos colaboradores e da conduta.
• Os fatores de risco de fraude aumentam em tempos de crise. Porquê? As organizações e os indivíduos enfrentam uma maior pressão financeira, os principais controlos internos enfraquecem, a oportunidade de fraude aumenta e as pessoas têm mais facilidade em racionalizar as suas ações.
• O número de relatórios SpeakUp aumenta em tempos de crise. Porquê? Em semelhança à organização, os colaboradores também entram em modo de sobrevivência. Trata-se de salvaguardarem as suas vidas, trabalhos e famílias.
• As situações de crise revelam elos fracos nos controlos internos. Porquê? É mais importante que nunca que os processos e procedimentos decorram sem problemas. Ninguém quer perder receita por causa de processos ou de procedimentos ineficientes.

Estes lembretes mostram a importância de um programa de conformidade bem estabelecido. Tenha em mente que estabelecer uma cultura de integridade bem enraizada é uma missão que demora anos e tem como base a confiança de todas as partes interessadas, mas que pode ser destruída numa fração de segundo. As organizações devem cuidadosamente na construção e manutenção da sua cultura de integridade em tempos de crise.