Porque é que esta é uma questão importante? Não só a reputação da empresa está em jogo, como os seus membros da administração se arriscam a ser (pessoalmente) responsabilizados, se os casos de má conduta se tornarem escândalos. Se uma administração não mantiver o controlo, sujeitam-se a multas e prisão.
O que queremos dizer quando nos referimos a «manter o controlo»? Imagine um caso grave de assédio sexual, que envolva um superior hierárquico e ocorra inteiramente fora da visão da sede. Nesta situação, é imperativo que os membros da administração recebam informações relevantes assim que possível, para que possam assumir responsabilidade e tomar medidas.
Como manter a má conduta sob controlo?
Em primeiro lugar, deve dar às pessoas oportunidade para falarem livremente sobre má conduta para que possa obter informações relevantes. A maioria das empresas tem vários canais de denúncia: a possibilidade de contactar o gestor, dirigir-se ao departamento de conformidade/jurídico/RH ou, em casos muito sensíveis, reportar (anonimamente) por meio de um sistema de denúncia de má conduta. Principalmente, os casos altamente sensíveis devem ser apresentados ao nível da sede.
Quando alguém faz uma denúncia por meio de um sistema de denúncia de má conduta, o trabalho real começa. Como pode garantir que a informação sensível chega às pessoas certas?
Sugerimos que opte pela configuração de triagem ou, como gostamos de a designar, «receção centralizada-gestão descentralizada».
Resumidamente, eis como funciona: todas as denúncias de má conduta são inicialmente recebidas por um comité de receção dedicado e restrito (inclui duas ou três pessoas) ao nível da sede. São estes que decidem primariamente se o caso pode ser tratado a nível local ou se é tão sensível que é necessário escalá-lo imediatamente para a administração geral ou formar um comité de ética.
Voltando a referir-nos ao #metoo por um quadro superior: as informações sensíveis e críticas para o negócio não devem ser disponibilizadas a todos na sua organização. Devem ser fornecidas, consoante a estrita necessidade. O controlo da informação é essencial.
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