Varför är detta en viktig fråga? Det är inte bara företagets rykte som står på spel, styrelsemedlemmarna riskerar även (personlig) ansvarsskyldighet när oegentligheter utvecklas till skandaler. Om en styrelse inte har kontroll riskerar de möjliga fängelsestraff och böter.
Så vad menar vi med att ”ha kontroll” på styrelsenivå? Tänk dig ett allvarligt fall av sexuella trakasserier som involverar en högt rankad tjänsteman utan huvudkontorets vetskap. I den här situationen är det viktigt att styrelsemedlemmar får relevant information så snart som möjligt så att de kan ta ansvar och agera utifrån det.
Hur får man kontroll över oegentligheter?
Till att börja med måste du ge dina medarbetare en chans att lämna uppgifter för att få relevant information. De flesta företagen har flera rapporteringskanaler: det finns möjlighet att gå till närmaste chef, till avdelningen för efterlevnad/juridik/HR eller, för väldigt känsliga ärenden, rapportera (anonymt) genom ett rapporteringssystem för oegentligheter. I synnerhet de känsligaste ärendena ska gå direkt till huvudkontoret.
När någon lämnar en rapport via ett rapporteringssystem för oegentligheter börjar det riktiga arbetet. Hur kan du se till att känslig information når rätt personer?
Vi föreslår att du använder dig av prioriteringsmetoden, eller som vi kallar den, ”central insamling, decentraliserad hantering”.
Så här fungerar det i korthet: alla rapporter om oegentligheter tas först emot av en dedikerad, liten (består av två eller tre personer) insamlingskommitté på huvudkontorsnivå. De gör den första bedömningen: kan ett ärende hanteras lokalt eller är det så känsligt att omedelbar eskalering till högre chefer eller en etikkommitté krävs?
Om vi går tillbaka till #metoo och en högt rankad tjänsteman: känslig, verksamhetskritisk information ska inte vara tillgänglig för alla i din organisation. Den ska hanteras enligt en strikt vid behov-basis. Allt handlar om informationskontroll.