Vår affärskunskap säger oss att erfarenhet är värdefullt vid beslutsfattande. Rapporteringssystem och -processer för oegentligheter finns sällan innan en sådan process etableras. När du ska skapa sådana processer måste du tänka på följande lista över saker att göra och inte göra:
Att göra: Se till att vd:n har skickat ut tydlig kommunikation om rapporteringsprocessen för oegentligheter som stödjer policyn och idén bakom den.
Inte göra: Anta inte att processen kommer stödjas universellt oavsett kommunikationen från vd:n. Oräkneliga påminnelser, tålamod och framförallt taktkänsla krävs när du har att göra med affärsenheter.
Att göra: Se till att processen stöds genom många e-postmeddelanden, reklamblad, affischer och internetsidor. Det går inte att informera för mycket när det gäller detta.
Inte göra: Bli både domare och jury för klagomål. Etablera en clearingcentral för rapporter. Gå igenom dem professionellt och följ din nuvarande disciplinära process för att granska dina fynd.
Det finns flera nycklar till en framgångsrik rapportering av oegentligheter
Att göra: Tänk på att din verksamhet är kulturellt skiftande och att klagomål kan flöda effektivare i vissa delar än andra på grund av kulturella normer. Omfamna den här mångfalden och straffa inte avdelningar med färre rapporteringar om du inte känner till fakta.
Inte göra: Tillbringa den tidiga delen av processen med att analysera ärendens resultat eller ursprung, samt grundorsaker till oegentligheter. Säkerställ att processen hanteras effektivt innan du börjar analysera.
Att göra: Hyr in rätt personal för att granska och hantera klagomål. Ett tredjepartsföretag som hanterar de första rapporterna är nyckeln till opartiskhet. När klagomålet har lagts fram krävs en lämplig genomgång för att avgöra vad som ska ske sedan. Den här rollen kräver emotionell intelligens, kunskap om företaget och ledarskap.
Inte göra: Anta att du kan hantera processen i ett kalkylprogram. Starta processen och ta höjd för att den kommer att öka med 50 % (i totala klagomål) från år ett till år två. Använd lämpliga register för att se till att dataskydd och sekretess upprätthålls.
Att göra: Genomför kontinuerliga granskningar och justeringar av processen beroende på vad du hittar, oavsett om det sker i år ett eller fem. Var öppen för förbättringar och var flexibel.
Inte göra: Märka klagomål som ”brådskande” eller ”omedelbar åtgärd”, eftersom du kommer få problem längre fram om du inte har följt märkningarna. Alla initiala klagomål ska hanteras på samma sätt. Du kan endast tillämpa rätt klassificering och informera rätt chefer när utredningen har påbörjats och du känner till alla fakta.