Ett verkligt SpeakUp®-ärende om rapportering av oegentligheter
Medarbetares oro för att själva råka illa ut skapar barriärer för rapportering av oegentligheter. Den här organisationen går längre än enbart anonymitet för att skydda medarbetare som rapporterar.
Harald är administratör på ekonomiavdelningen hos en turkisk filial för ett multinationellt industriföretag. Företagets huvudkontor finns i Tyskland. Harald har arbetat på företaget i många år och har blivit en expert på den här typen av arbete. Han känner igen transaktioner väldigt snabbt och kan identifiera nya, återkommande eller avvikande transaktioner. Han är även god vän med kollegor från andra avdelningar som håller honom uppdaterad om hur det går för deras avdelningar.
Vid ett tillfälle upptäckte Harald att även om vissa transaktioner såg normala ut så stämde de inte överens med information som hans kollegor hade gett honom. Efter att ha tittat närmare på transaktionerna upptäckte Harald fler oregelbundenheter. Dessa pekade mot vissa individer högre upp i organisationen. När han hörde från kollegor på andra avdelningar om hur dessa personer hade ändrat sina utgiftsvanor kände Harald att han nog borde rapportera sina upptäckter. Dock så gjorde uppgifternas känsliga natur och ett allvarligt hot om vedergällning honom tveksam till att rapportera. Men möjligheten att lämna en anonym rapport direkt till huvudkontoret gjorde att Harald ändå till slut vågade rapportera.
”Faktumet att han hade möjlighet att lämna en anonym rapport direkt till huvudkontoret hjälpte honom att fatta sitt beslut.”
Organisationens huvudkontor beslutade att utreda saken. Extrem försiktighet iakttogs för att inte avslöja några lokala medarbetare som kunde vara involverade. Efter flera interaktioner med Harald genom SpeakUp-systemet blev man på huvudkontoret alltmer övertygad om att detta kunde vara ett allvarligt ärende och bara toppen av ett isberg. För att hantera ett ärende på det här sättet behövde företaget kommunicera med den anonyma uppgiftslämnaren för att få tillräcklig information som kunde berättiga den här typen av utredning. Det är här SpeakUp av People Intouch har visat sig vara mycket användbart. Ett internt granskningsteam skickades till Turkiet för att utreda ärendet. Det interna granskningsschemat ändrades för att få det att se ut som en vanlig granskning. Upptäckten av de första komprometterande fakta gav en ännu starkare grund för fler och mer djupgående utredningar.
På huvudkontoret informerade man sedan Harald att granskningsteamet hade samlat in tillräckligt med bevis och att de skulle ta bort alla referenser från registren som visade att ärendet började med en rapport från en visselblåsare.
”Alla referenser som pekade på att ärendet kom till kännedom genom en rapport från en visselblåsare togs bort från registret.”
Det här är det ultimata skyddet för alla visselblåsare. Harald kunde vara anonym när han lämnade uppgifterna och man raderade även beviset på att en visselblåsare var involverad. Enligt oss så förstod företaget till fullo vad rapportering av oegentligheter handlar om. Nämligen: att lösa och rätta till problemet istället för att fokusera på visselblåsaren.